pharmastellen.jobs: Frau Herbst, in Apotheken gibt es viele Mitarbeitende, die in Teilzeit beschäftigt sind und während der Beschäftigung und während verschiedener Lebensphasen an die Apothekeninhaber zwecks Arbeitszeiterhöhung/ Arbeitszeitreduzierung herantreten. Können Sie zunächst erklären, unter welchen Voraussetzungen Mitarbeitende überhaupt Anspruch auf Reduzierung der Arbeitszeit haben?
Herbst: Ein gesetzlicher Anspruch auf Verringerung der Arbeitszeit besteht nach § 8 TzBfG, wenn vier Voraussetzungen erfüllt sind:
- Das Arbeitsverhältnis besteht länger als sechs Monate.
- Der Arbeitgeber beschäftigt in der Regel mehr als 15 Arbeitnehmende.
- Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter stellt den Antrag mindestens drei Monate vor dem gewünschten Beginn in Textform und
- es stehen keine „betrieblichen Gründe“ gegen die gewünschte Arbeitszeitverringerung.
pharmastellen.jobs: Sie erwähnten „betriebliche Gründe“, das klingt abstrakt. Was bedeutet das konkret, gerade im Apothekenbetrieb?
Herbst: Der Gesetzestext sagt, dass die Verringerung abgelehnt werden kann, wenn sie die Organisation, den Arbeitsablauf oder die Sicherheit wesentlich beeinträchtigt oder unverhältnismäßige Kosten verursacht.
In einer Apotheke kann das zum Beispiel bedeuten: Der Notdienst lässt sich nicht mehr abdecken, der HV-Bereich wäre zu Stoßzeiten unterbesetzt oder die zwingend erforderliche Präsenz von Approbierten kann nicht mehr sichergestellt werden. Wichtig ist, dass diese Gründe konkret und nachvollziehbar dargelegt werden müssen. Pauschale Aussagen wie „das geht nicht“ reichen im Streitfall nicht.
pharmastellen.jobs: Welche Form müssen Mitarbeitende einhalten, wenn sie Teilzeit beantragen? Reicht ein Gespräch, oder braucht es ein Schreiben?
Herbst: Für den Anspruch zur Arbeitszeitreduzierung ist ein Antrag in Textform zwingend. Eine Mail würde beispielsweise ausreichen. In diesem Antrag sollten der gewünschte Stundenumfang und die gewünschte Verteilung auf die Wochentage oder Schichten stehen.
Ein Gespräch ist sinnvoll, ersetzt aber die Textform nicht. In der Praxis ist es klug, interne Formulare für solche Anträge zu nutzen. Dann gibt es darüber zumindest keinen Streit.
pharmastellen.jobs: Was müssen Arbeitgeber tun, wenn ein solcher Antrag eingeht? Wie gehen sie damit am sinnvollsten um?
Herbst: Arbeitgeber müssen den Antrag ernsthaft prüfen und mit der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter über Umfang und Verteilung der Arbeitszeit sprechen. Entscheidend ist hierbei die gesetzliche Frist: Spätestens einen Monat vor dem gewünschten Beginn muss der Arbeitgeber ebenso in Textform auf den Antrag antworten. Arbeitgeber können dann entweder zustimmen, ablehnen oder mit einem Gegenvorschlag reagieren.
Reagieren Arbeitgeber gar nicht, gilt die Verringerung mit der gewünschten Verteilung als genehmigt. Das ist eine der größten Rechtsfallen für Arbeitgeber in diesem Kontext.
pharmastellen.jobs: Wie ist es denn im umgekehrten Fall, wenn Teilzeitkräfte, ihre Arbeitszeit später erhöhen möchten? Haben sie einen Anspruch auf Aufstockung?
Herbst: Ja, unter bestimmten Bedingungen kann das sein. Nach § 9 TzBfG sind Arbeitgeber verpflichtet, teilzeitbeschäftigte Mitarbeitende bevorzugt zu berücksichtigen, wenn ein Arbeitsplatz mit höherer Stundenzahl zu besetzen ist. Das ist also kein echter Anspruch, sondern ein Berücksichtigungsgebot. Voraussetzung ist, dass Mitarbeitende ihren Wunsch auf Arbeitszeiterhöhung vorher in Textform anzeigen und für die entsprechende Tätigkeit mindestens gleich geeignet sind wie andere Bewerberinnen und Bewerber.
Der Arbeitgeber muss dann prüfen, ob es interne Teilzeitkräfte mit Aufstockungswunsch gibt, bevor er extern neu einstellt. Im Zeitalter von Fachkräftemangel dürfte dieses Begehren aber in der Praxis selten ein Problem sein.
pharmastellen.jobs: Darf ein Arbeitgeber also nicht einfach eine neue Vollzeitkraft einstellen, wenn es bereits Teilzeitkräfte mit Aufstockungswunsch gibt?
Herbst: Einfach ignorieren darf er diese Wünsche der bestehenden Belegschaft nicht. Die internen Aufstockungswünsche müssen ernsthaft geprüft werden. Entscheidet sich der Arbeitgeber trotzdem für eine externe Einstellung, sollte er dokumentieren können, warum. Zum Beispiel weil die gewünschten Zeiten nicht passen oder besondere Qualifikationen fehlen. Andernfalls drohen Vorwürfe der Benachteiligung.
pharmastellen.jobs: Ein weiterer wichtiger Bereich rund um Teilzeit ist die Elternzeit. Was gilt, wenn Mitarbeitende während der Elternzeit in Teilzeit arbeiten möchte?
Herbst: Während der Elternzeit können Mitarbeitende Teilzeitarbeit beim selben Arbeitgeber verlangen, wenn
- das Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate besteht,
- der Betrieb in der Regel mehr als 15 Arbeitnehmende beschäftigt,
- die gewünschte Arbeitszeit zwischen 15 und 32 Wochenstunden liegt
- und keine dringenden betrieblichen Gründe entgegenstehen.
Der Antrag muss spätestens 7 Wochen vor Beginn in Textform gestellt werden (zwischen Geburt und vollendetem 3. Lebensjahr des Kindes, darüber hinaus sind es 13 Wochen bis zum 8. Lebensjahr des Kindes), wiederum mit Angaben zu Umfang und Verteilung der Arbeitszeit.
Das Gesetz regelt die Anspruchsvoraussetzungen hier also sehr klar.
pharmastellen.jobs: „Dringende betriebliche Gründe“ klingt noch strenger als bei der „normalen“ Teilzeit. Ist der Maßstab hier tatsächlich höher?
Herbst: Ja, der Maßstab ist höher. Der Gesetzgeber möchte Eltern während der Elternzeit besonders schützen. Arbeitgeber müssen also sehr gut begründen können, warum die beantragte Teilzeit nicht möglich ist. Allgemeine Hinweise auf Personalmangel reichen hier erst recht nicht. Es braucht eine konkrete Darstellung, warum gerade dieses Modell die Abläufe unzumutbar beeinträchtigen würde.
pharmastellen.jobs: Was passiert, wenn Arbeitgeber auf einen Teilzeitantrag während der Elternzeit nicht oder zu spät reagieren?
Herbst: Dann kann die beantragte Teilzeit als vereinbart gelten. Arbeitgeber haben grundsätzlich nur vier Wochen Zeit, um in Textform unter Angabe dringender betrieblicher Gründe abzulehnen. Wird diese Frist versäumt, sind die Erfolgsaussichten in einem späteren Rechtsstreit eher gering. Fristenmanagement ist hier entscheidend, damit der Arbeitgeber nicht in der gesetzlichen Fiktion gefangen bleibt.
pharmastellen.jobs: Und nach der Elternzeit kehren Mitarbeitende automatisch zu ihrer ursprünglichen Arbeitszeit zurück? Welche Ansprüche bestehen hier?
Herbst: Grundsätzlich ja. Nach Ende der Elternzeit lebt der ursprüngliche Arbeitsvertrag, der vor der Elternzeit galt, wieder auf. Wer vor der Elternzeit z. B. 40 Stunden gearbeitet hat, hat danach grundsätzlich wieder Anspruch auf 40 Stunden. Dies gilt auch dann, wenn während der Elternzeit in Teilzeit gearbeitet wurde.
Nur wenn während der Elternzeit ausdrücklich eine dauerhafte Änderung der Arbeitszeit vereinbart wurde, bleibt diese auch nach der Elternzeit bestehen. Deshalb sollte immer klar und im besten Fall schriftlich festgehalten werden, ob eine Teilzeitregelung nur für die Dauer der Elternzeit oder dauerhaft gelten soll.
pharmastellen.jobs: Wenn ein Apothekenbetrieb ohne Filialverbund nur wenige Mitarbeitende beschäftigt, gelten dann die gleichen Maßstäbe wie bei größeren Betrieben? Macht es einen Unterschied, ob ein Betrieb mehr oder weniger Mitarbeitende beschäftigt?
Herbst: Ja, das macht einen erheblichen Unterschied. Der allgemeine Teilzeitanspruch nach § 8 TzBfG und der Teilzeitanspruch während der Elternzeit nach § 15 BEEG setzen beide voraus, dass der Arbeitgeber mehr als 15 Arbeitnehmende beschäftigt. In kleineren Betrieben, also mit höchstens 15 Arbeitnehmenden, besteht daher kein gesetzlicher Anspruch auf Verringerung der Arbeitszeit nach diesen Vorschriften. Hier hat der Arbeitgeber mehr einseitige Entscheidungsfreiheit.
pharmastellen.jobs: Heißt das, in kleinen Betrieben können Arbeitgeber Teilzeitwünsche nach Belieben ablehnen?
Herbst: Nein, so weit geht die Freiheit nicht. Auch in kleinen Betrieben gelten grundsätzliche arbeitsrechtliche Pflichten: Rücksichtnahme, Fürsorgepflicht und vor allem das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG).
Ein Arbeitgeber darf z.B. nicht systematisch Mütter oder Teilzeitkräfte schlechter behandeln. Selbst wenn kein gesetzlicher Anspruch besteht, sind willkürliche oder diskriminierende Entscheidungen rechtlich und auch für das Betriebsklima schlecht.
pharmastellen.jobs: Welche typischen Fehler beobachten Sie in der Praxis beim Umgang mit Teilzeitwünschen?
Herbst: Mehrere Muster tauchen bei uns in der Beratung leider immer wieder auf:
- Versäumte Fristen: Teilweise wird auf Anträge zu spät oder gar nicht reagiert, wodurch Teilzeit als vereinbart gilt.
- Pauschale Ablehnungen: Ohne konkrete Darstellung der betrieblichen Auswirkungen halten Ablehnungen vor Gericht selten.
- Unklare Regelungen während der Elternzeit: Mündliche Absprachen ohne klare Befristung führen später zu Streit darüber, was gelten soll.
- Ignorierte Aufstockungswünsche: Interne Teilzeitkräfte werden übergangen, obwohl sie seit langem schriftlich Aufstockung wünschen.
pharmastellen.jobs: Welche praktischen Empfehlungen geben Sie Apothekeninhaberinnen und Inhabern, um rechtssicher mit Teilzeitwünschen umzugehen?
Herbst: Im Kern sind das drei Ansätze:
- Klare Prozesse einführen: Standardisierte Formulare für Teilzeit- und Aufstockungswünsche, damit alle Informationen und Fristen im Blick bleiben.
- Entscheidungen dokumentieren: Dienstpläne, Personalbedarf, Notdienstverteilung und die Gründe für Zu- oder Absage sollten schriftlich festgehalten werden. Aus der Erfahrung heraus kann das im Streitfall Gold wert sein.
- Verträge sauber formulieren: Besonders bei Teilzeit während Elternzeit immer ausdrücklich regeln, ob die reduzierte Arbeitszeit nur vorübergehend oder dauerhaft gelten soll. Mündliche „Übergangslösungen“ sind leider häufig eine sichere Fehlerquelle.
pharmastellen.jobs: Vielen Dank für diese Einblicke.
Herbst: Sehr gern. Je strukturierter Arbeitgeber mit Teilzeitwünschen umgehen, desto geringer ist das Konfliktpotenzial und desto leichter lassen sich Fachkräfte langfristig halten. Arbeitsrecht für Arbeitgeber ist hier vor allem durch das vorausschauende Handeln geprägt.
Jasmin Herbst ist Fachanwältin für Arbeitsrecht und Mediatorin bei der Kanzlei Dr. Schmidt und Partner